Pentrade B.V. is een familiebedrijf dat als sinds 1979 actief is in de internationale duty-free handel. Veel van de activiteiten vinden plaats in de Rotterdamse haven waar klanten van Pentrade voornamelijk vrachtschepen en cruiseschepen bevoorraden. Daarnaast voert Pentrade ook activiteiten uit in o.a. luchtvaart, militaire basissen en VN-organisaties.

Er is het afgelopen jaar een nieuw ERP geïmplementeerd van 7T Software. Tijdens een referentiebezoek bij een bestaande 7T gebruiker vernam Pentrade een enthousiaste reactie over de samenwerking met OPAL. Dit was de aanleiding om OPAL mee te nemen bij de leveranciersselectie. Dit was het startpunt van, wat is uitgegroeid tot, een duurzame relatie.

OPAL heeft een oplossing geleverd zodat de nieuwe software ook in het magazijn gebruikt kon worden met mobiele computers, barcodescanners en een draadloos netwerk. Een goed werkend draadloos netwerk was vereist binnen de losstaande gebouwen en op het omvangrijke buitenterrein. Dit vraagt om een leverancier met een specialistische achtergrond in industriële netwerkoplossingen. Alles is professioneel uitgemeten, bekabeld en gemonteerd voor een goed werkend WiFi netwerk voor binnen- én buitengebruik.

Daarnaast is er door OPAL een specialist betrokken voor het ontwerpen van een locatiecoderingsplan. Naast producten dienen ook de locaties juist gescand te worden waar items worden gepakt of opgeslagen. De indeling van schappen en rekken voor deze locaties zijn dynamisch en flexibiliteit wordt dan belangrijk om de juiste locaties te kunnen scannen.

“De combinatie van een specialist die zijn kennis duidelijk kan projecteren op onze vraag, maar ook weet wanneer er een externe specialist betrokken dient te worden, heeft een belangrijke rol gespeeld bij de besluitvorming in keuze voor de leverancier.” – Managing Director

Van archivering naar digitalisering

Voor alle leveringen die Pentrade uitvoert (meer dan 300 per dag) werd de fysieke archivering van alle afleverbonen teveel. Een oplossing om deze papierstroom naar het archief te elimineren was al een tijd een wens en werd uiteindelijk een vereiste voor Pentrade. OPAL heeft het papieren proces gedigitaliseerd. Dankzij de oplossing van OPAL is het archief nu digitaal. Afleverbonnen zijn hierdoor na het aftekenen al online beschikbaar en het archief kan nu in digitale vorm vele malen sneller worden geraadpleegd dan voorheen. Daarnaast staat alles versleuteld opgeborgen in een beveiligde omgeving met automatische back-ups.

Het digitaliseren van de administratie van het afleverproces heeft tevens gezorgd voor real time zicht in bezorgingen, laadtijden, afleverbewijzen (proof of delivery) en het kunnen volgen van de progressie van een rittenlijst. In plaats van het tekenen van een vrachtbrief, accordeert de klant nu de ontvangst van goederen op een robuuste PDA (Zebra TC75).

In de Cloud met OPAL
Het papieren proces is de deur uit, maar dan? Pentrade heeft gekozen voor OPAL Cloud. Deze Cloud oplossing bestaat uit een combinatie van hosting en beheer. Zo hoeft Pentrade zich niet druk te maken over servers, back-ups en het doorvoeren van updates. Dit geldt tevens voor de PDA’s. Wanneer er een update is voor de software wordt dit op afstand verzorgt door OPAL. Dit gebeurt van het scherm van de kantoormedewerker tot aan de software op de PDA’s die de chauffeurs gebruiken. Met OPAL Cloud houdt Pentrade het beheer van zowel hardware als software buiten de deur én kan het bedrijf bouwen op een Cloud omgeving dat volledig snel, betrouwbaar en beveiligd is.

De ervaring in de praktijk
De werkwijze die OPAL hanteert voor projecten is zeer positief ontvangen:
“De methode van OPAL komt met goede voorbereidingen waarbij onze wensen en eisen zijn vastgelegd in een heldere planning en ontwerp van dit project. Het is geen verassing meer wat er gedaan moet worden, wat er nodig is en wie daarvoor ingezet moet worden. Het is zeer overzichtelijk en transparant. Ook werden wij zelf intensief bij het project betrokken. Wij hebben echt samengewerkt in plaats van verrast te worden aan het einde.” – Financial controller

“Er zijn nu zo’n 30.000 leveringen digitaal afgehandeld. Daarbij zijn er echt wel eens vragen van onze kant gekomen. Deze zijn wel altijd zeer snel en adequaat beantwoord. Dit geeft het gevoel dat je geen zorgen hoeft te maken en wij onze aandacht op de klant kunnen  richten.” – Logistics Manager.