In onze vorige blog gaven wij al  aan dat wij ons verwonderden over het feit dat er binnen ziekenhuizen nog veel gewerkt wordt met papieren inspectie-lijsten. Het verbaasde ons dat dit proces in ziekenhuizen niet verder gedigitaliseerd wordt om eventuele medische fouten te voorkomen. Dit blog hebben wij ons ook voorgelegd aan enkele van onze bestaande klanten in andere branches. Zij gaven stuk voor stuk aan het met ons eens te zijn dat hier een optimalisatie slag kan worden gemaakt en vonden het zelfs opvallend te noemen dat dit soort zaken nog op papier gingen.

Verschillende bedrijven brengen natuurlijk ook verschillende werkwijzen met zich mee. Echter willen wij er twee kort bespreken om hiermee de grote verschillen ook binnen deze branche te laten zien. Bedrijven waar het wel goed geregeld is maar ook bedrijven die ten opzichte van de ziekenhuizen het volgende gezegde illustreren:  “de pot verwijt de ketel dat hij zwart ziet”. Een korte samenvatting van twee tegenpolen. Beide bedrijven hebben servicemonteurs in dienst die deel uitmaken van bedrijf kritische processen, denk hierbij onder meer aan onderhoudswerkzaamheden aan geleverde apparatuur of diensten.

Bedrijf Y

Buitendienstmedewerkers gaan bij bedrijf Y vaak nog met een papieren werkopdracht op pad. Ze moeten daarvoor meestal eerst naar de zaak om ze op te halen. Deze werkbonnen worden na uitvoering met de pen ingevuld. Een tijdrovende taak voor de monteurs. Bonnen dienen vervolgens ingeleverd te worden bij de administratie op kantoor, die deze vervolgens weer overtypt om te kunnen factureren of na te calculeren. Ook dient de administratie het verbruikte materiaal op te zoeken in de aanwezige voorraadsystemen. Slecht geschreven of moeilijk leesbare werkbonnen bemoeilijken de invoer.

Bedrijf X

Bedrijf X  heeft monteurs rond rijden om klussen uit te voeren. De centrale van dit bedrijf communiceert met haar medewerkers en weet realtime de volgende zaken;  welke monteur beschikbaar is op welk tijdstip, hoeveel tijd een monteur aan een klus werkt en hoe laat de monteur begint en stopt met werken. Dit soort informatie wordt allemaal via een ERP systeem gecommuniceerd van de tablets van de monteur naar de planning en weer terug . De informatie wordt onder andere gebruikt voor:

• Planning
• Facturatie
• Voorraadbeheer

Na het lezen van de 2 bovenstaande voorbeelden hoeven wij u niet uit te leggen welk bedrijf het meest efficiënt haar tijd kan indelen en hier als bedrijf ook vanuit een commercieel oogpunt van profiteert. Echter werkt nog ruim 80% van u en uw collega’s met de welbekende papieren werkbonnen. Om terug te komen op onze verwijzing naar de zorg waar veel met de vinger naar wordt gewezen dat het effectiever moet, stellen wij u de vraag:

Hoe efficiënt is het werk order management van uw onderneming?

Weet u geen antwoord op deze vraag, of wilt u graag meer weten hoe Opal u kan helpen met uw processen buiten de vier muren van het bedrijfspand? Wij vernemen graag hoe u aankijkt tegen dergelijke vraagstukken. Uw bevindingen kunt u hieronder vermelden!