De Haan minerale Oliën in samenwerking met Opal

Gesproken met: Hüseyin Uzun, Operations

Over De Haan Minerale Oliën

De Haan Minerale Oliën maakt deel uit van de Hametha groep en exploiteert een uitgebreid en groeiend netwerk van tankstations in Nederland. Momenteel telt het netwerk 75 tankstations. De tankstations zijn gelegen op locaties door het gehele land.

Waarom de verandering?

Bij de diverse stations van De Haan Minerale Oliën werkt men al jaren met een in- en uitkloksysteem voor het personeel op deze locaties. Dit gebeurde met een terminal en magneetstrip-passen. Eind 2010 kreeg men te horen dat de ontwikkeling en ondersteuning van dit systeem stopgezet zou worden. Dus mocht er iets stuk gaan of niet goed werken dan zou er geen technische ondersteuning meer gegeven worden. De Haan moest dus snel op zoek naar een nieuw, soortgelijk systeem.

De zoektocht

De Haan ging op zoek naar leveranciers van tijdsregistratiesystemen. Al snel kwam men uit bij de software leverancier Pro Time, die De Haan kon voorzien van de software van het systeem. Voor de hardware ging men bij De Haan nog verder op zoek. Dit om na te gaan of er andere oplossingen mogelijk zijn, maar wel met een goede koppeling naar de software.

De Haan stelde de volgende eisen aan de potentiële hardware:

  • Er moest een goede koppeling zijn met de software en de SQL database
  • Mogelijkheid om wisselingen in diensten (men heeft bijvoorbeeld eerst werkzaamheden aan de kassa, vervolgens wasstraat) eenvoudig te registreren
  • Indien de verbinding wegvalt moeten de gegevens op de terminal opgeslagen kunnen worden, om later doorgezet te kunnen worden
  • Eventueel mogelijkheid om het gebruik van de terminal uit te breiden naar inventarisatie van shops
  • Eenvoudig in gebruik voor personeel

Via een bestaande relatie werd men bij De Haan Minerale Oliën gewezen op het bestaan van Opal, een hardware leverancier op het gebied van Auto-ID, printing en mobility. Voor Opal was de toepassing tijdsregistratie een nieuwe uitdaging die zij graag aangingen.

Hoe werkt het nu?

Na de terminals uitgebreid met Opal getest te hebben, zijn ze in gebruik genomen. De MK500 is in diverse stations in gebruik genomen voor de tijdsregistratie van het personeel, als een vaste terminal. De MC3100 wordt ook voor tijdregistratie gebruikt, maar zal ook gebruikt gaan worden voor de inventarisatie in diverse tankstations met een shop. De applicatie voor de inventarisatie is al door Opal ontwikkeld en wordt momenteel uitgebreid getest op de MC3100. De passen voor het personeel worden bij De Haan zelf verzorgd;  Met een cardprinter printen zij de personeelspassen zelf, voorzien van een barcode waar alle gegevens van de personeelsleden instaan. Dit werkt zeer eenvoudig met behulp van Nfive cardsoftware (Nu Zebra Cardstudio software).

Voor de afdeling administratie van De Haan Minerale Oliën heeft het systeem gezorgd voor:

  • Betrouwbare data ontvangsten
  • Meer controle op de urenadministratie
  • Automatisering van de werkzaamheden
  • Door de mogelijkheid van tussentijdse dienstwissel heeft men bij De Haan beter inzicht in de verschillende kostenposten binnen een station, wat de financiële werkzaamheden eenvoudiger maakt

De Haan heeft de samenwerking met Opal als zeer fijn ervaren. Omdat de ondersteuning van het oude systeem stopte, moest er snel naar een oplossing gezocht worden. Opal heeft snel geschakeld, zich verdiept in een voor hun nieuwe toepassing en De Haan geholpen om snel een nieuw systeem op te bouwen. Ondanks dat tijdsregistratie voor Opal nieuw was hebben zij het snel opgepakt en zeer deskundig gehandeld.
Nog een groot voordeel: Opal is goedkoper dan de traditionele leveranciers. Een partij nieuw in deze markt, maar volgens De Haan niet te onderschatten!