OPAL – Case Study MAG45

Minder fouten en correcties door Beheersysteem Grijpvoorraad

MAG45 vindt in OPAL haar sparringspartner

Over MAG45

MAG45 is in 1948 opgericht als interne spare parts leverancier’ en logistieke specialist voor Philips. Het bedrijf is enorm gegroeid, zowel organisch als door acquisitie. Sinds 2016 is MAG45 onderdeel van het Deens beursgenoteerde Solar Group – met een omzet van 1,7 miljard euro en 3.000 medewerkers.

Op dit moment heeft MAG45 een globale footprint met 200+ medewerkers die werkzaam zijn vanuit kantoren door heel Europa, Azië en Noord-Amerika – inclusief de mensen die permanent onsite bij de klant werkzaam zijn. Hun groeiende klantenportfolio is gebaseerd op toonaangevende, vaak multinationale, bedrijven in de hightech machinebouw, medische technologie, farmacie, industrie en FMCG  sectoren.

De uitdaging

Het voormalige Grijpvoorraad Mobiel Bestel Systeem (MBS) van MAG45 is 10 jaar geleden ontwikkeld. Dit systeem is geïmplementeerd bij meer dan 20 klanten. Het bood een eenvoudige manier om aanvulorders voor lege bakken te genereren door de streepjescode van die lege bak te scannen. Dit systeem werd gebruikt door MAG45-klanten en medewerkers die de grijpvoorraad bij locaties aanvullen. Naarmate de tijd vorderde bleek dat de software de MAG45 Grijpvoorraad oplossing niet voldoende ondersteunt.  De grootste uitdagingen op een rij gezet:

  • Beperkte automatische controles die fouten en handmatige correcties veroorzaken
  • Het beheer van data kost heel veel tijd, is foutgevoelig en omslachtig. Daarnaast is het huidige systeem niet of nauwelijks geschikt voor uitbreiding voor de toekomst.
  • Software inflexibel, aanpassingen doorvoeren in de huidige software is niet mogelijk, upgrades zijn ontzettend duur
  • Software en platform instabiel en niet heel robuust
  • Geen innovatie mogelijk (bijvoorbeeld gebruik van RFID of IoT)

Om tot een efficiëntere en schaalbare oplossing te komen is het voor MAG45 noodzakelijk om de huidige oplossing door te ontwikkelen en daarmee gereed te zijn voor de uitbreiding in de (nabije) toekomst. Hierbij ligt de nadruk op de huidige werkwijze die werkbaar moet blijven en de mogelijkheid tot toegevoegde intelligentie van een real-time scan platform.

 Quote Suzanne de Volder (Project Manager MAG45):

“MAG45 ging op zoek naar vervanging van het bestaande MBS systeem. We gingen op zoek naar een oplossing die klaar is voor de toekomst. Het is heel belangrijk dat deze software onze Grijpvoorraad oplossing ondersteund”.

OPAL als gekozen partner

MAG45 heeft een aantal aanbieders benaderd en heeft gekozen voor OPAL als partner. Deze beslissing is gemaakt op basis van de volgende belangrijke elementen:

  • Maatwerk/Framework, OPAL is in staat geweest om de ideeën van MAG45 te vertalen naar een technische oplossing;
  • Voor MAG45 was het belangrijk dat er al een bestaand framework was (bv de portal) en dat OPAL daar vervolgens maatwerk op heeft kunnen bouwen om de oplossing precies naar wens te maken;
  • Installatie mogelijk op afstand (zowel bij de klant lokaal als via een compleet gehoste omgeving) Dit is erg belangrijk omdat de oplossing gebruikt wordt bij klanten die over de hele wereld zijn gevestigd;
  • De software is in modules opgezet, zodat nieuwe mogelijkheden relatief simpel gemaakt en uitgebreid kunnen worden middels RFCs.
  • Innovatief, OPAL gaat mee in de productontwikkeling gericht op de toekomst. Dit geeft MAG45 de mogelijkheid om ook voor de toekomst een sterk MBS systeem te hebben.
  • Midden/klein bedrijf
    Service gericht, klant staat centraal
  • Aanbod
    Het is voor MAG45 handig dat OPAL ook de hardware (scanners, printers, labels) levert en ze daardoor 1 leverancier hebben voor het hele pakket.

 Quote Tim Verberne (Eindgebruiker MAG45):

“Wat ons met name heeft geholpen in het acceptatieproces is dat de bestaande gebruikersstructuur is blijven bestaan. De technologie achter het systeem is volledig gemoderniseerd. De software is heel gebruiksvriendelijk”

De oplossing

Beheersysteem Grijpvoorraad

Er is een robuuste oplossing gebouwd welke toekomstbestendig is. De controles en validaties worden niet door de software op de mobiele computer uitgevoerd, maar door een centraal deel van de software. Hierdoor kunnen MAG45-sites bij verschillende klanten slimmer en efficiënter worden afgehandeld en werkt men real time.. Hierdoor is het ook mogelijk om nieuwe oplossingen met dezelfde validaties mee te nemen in het systeem.

  • De huidige functionaliteit en manier van werken blijven grotendeels hetzelfde, maar is wel versimpeld en zijn geautomatiseerd waar nodig/mogelijk;
  • Het beheersysteem Grijpvoorraad maakt het mogelijk meerdere orders voor dezelfde combinatie van artikel/bakje tegelijkertijd te hebben;
  • Real-time mogelijkheid om online controles uit te voeren om problemen in het verdere proces te voorkomen en de gebruiker op locatie direct op de hoogte te stellen van een dubbele scan of reeds openstaande order bijvoorbeeld. Zo zijn er ook checks voor wat betreft de controle scan;
  • De mobiele oplossing is een belangrijk onderdeel. Zoals in de huidige omgeving heeft een klant op locatie een handscanner om binnen het grijpmagazijn voorraad te houden. Op basis van de scans, informatie uit het ERP systeem en vastgestelde rekenregels bepaalt de engine of orders moeten worden aangemaakt in het MAG45 order systeem;
  • De webportal is beschikbaar voor het inzicht in data binnen het grijpvoorraad proces. Binnen de portal is realtime te zien wat er bij de klant gebeurt. Via de webportal kan de status geraadpleegd worden;
  • De datastroom is efficiënter en toekomstbestendiger in te richten. Het voorkomt bijvoorbeeld dubbele scans of verkeerde bakjes op locaties door een directe terugkoppeling naar de gebruiker waardoor er geen dubbele orders het systeem in gaan en vervuiling voorkomen kan worden. Daarbij is het systeem niet enkel fool-proof, maar ook mistake-proof;
  • Er is een track&trace portal beschikbaar voor klanten.

 Behaalde resultaten

  • Minder fouten en correcties door directe terugkoppeling via mobiel aan gebruiker rondom validaties van scans;
  • Versimpelde processen, doordat er validaties op scans geautomatiseerd zijn;
  • Verminderde handmatige werklast;
  • Uitbreiding met andere technologieën zoals RFID maken dezelfde modules en klaar voor de toekomst.

Algemene projectervaring:

De vertaling van de wensen van MAG45 naar de technische oplossing door OPAL is goed. MAG45 is verrast met de oplevering van het Beheersysteem Grijpvoorraad. “Wij van MAG45 hebben in OPAL meer gevonden dan een leverancier van de hardware & software. Opal heeft bewezen een echte sparringpartner te zijn.”